1. Hintergrund und rechtliche Grundlage
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung schreitet weiter voran und erfasst zunehmend auch das kommunale Kassen- und Rechnungswesen. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Entwicklung ist die elektronische Rechnung. Anders als eine lediglich digital übermittelte Rechnung, etwa eine einfache PDF-Datei, enthält eine E-Rechnung die Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format. Dadurch können die enthaltenen Daten automatisiert ausgelesen und unmittelbar in die elektronischen Verarbeitungsprozesse der Verwaltung übernommen werden.
Den europäischen Ausgangspunkt bildet die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Sie verfolgt insbesondere das Ziel, unterschiedliche nationale Standards zu vereinheitlichen und eine grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union zu ermöglichen. Auf dieser Grundlage wurde die europäische Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen entwickelt.
Für bayerische Kommunen ergeben sich die maßgeblichen Vorgaben insbesondere aus dem Bayerischen Digitalgesetz (BayDiG) und der Bayerischen Digitalverordnung (BayDiV). Das Bayerische Digitalgesetz gilt auch für Gemeinden und Gemeindeverbände. Nach Art. 18 Abs. 2 BayDiG in Verbindung mit § 8 BayDiV sind die erfassten öffentlichen Auftraggeber unter den dort geregelten Voraussetzungen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Verpflichtung besteht insbesondere dann, wenn der Wert des vergebenen öffentlichen Auftrags, privatrechtlichen Auftrags oder der Konzession 1.000 € ohne Umsatzsteuer erreicht oder überschreitet.
Die elektronische Rechnung muss grundsätzlich einen Datenaustauschstandard verwenden, der mit der europäischen Norm EN 16931-1:2017 und einer zugelassenen Syntax übereinstimmt. Diese Voraussetzung wird insbesondere durch den Standard XRechnung erfüllt. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen und dadurch elektronisch und automatisiert weiterverarbeitet werden können.
2. Bedeutung für bayerische Kommunen
Für die kommunale Praxis betrifft die Regelung vor allem Eingangsrechnungen, die Kommunen im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen von Unternehmen, Lieferanten oder sonstigen Dienstleistern erhalten. Die E-Rechnung ist dabei nicht lediglich als ein neuer Übermittlungsweg zu verstehen. Ihr wesentlicher Vorteil besteht vielmehr darin, dass Rechnungsinformationen nicht mehr manuell aus einem Papierdokument oder einer PDF-Datei in das kommunale Buchhaltungssystem übertragen werden müssen. Die strukturierten Daten können unmittelbar in die eingesetzten Kassen-, Buchhaltungs- und Fachverfahren übernommen und dort weiterverarbeitet werden.
Elektronische Rechnungen müssen neben den allgemeinen umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsangaben weitere Informationen enthalten, die für ihre automatisierte Zuordnung und Verarbeitung erforderlich sind. Dazu gehören nach den Vorgaben der Bayerischen Digitalverordnung insbesondere ein vom Rechnungsempfänger vorgegebenes Identifikationskennzeichen, die Zahlungsbedingungen, die Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers sowie eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Dadurch soll gewährleistet werden, dass eine eingehende Rechnung eindeutig dem zuständigen Rechnungsempfänger und dem betreffenden Vorgang zugeordnet werden kann.
Für die Kommunen setzt dies voraus, dass die eingesetzten Kassen- und Rechnungswesensysteme für die Annahme und Verarbeitung entsprechender Rechnungsdaten eingerichtet sind. Dabei genügt es auf Dauer nicht, lediglich einen technischen Zugang für elektronische Rechnungen bereitzustellen. Vielmehr sollte der gesamte Rechnungsworkflow möglichst digital ausgestaltet werden. Nach Eingang einer Rechnung können die Daten beispielsweise automatisiert übernommen, dem zuständigen Fachbereich zugeordnet und zur sachlichen und rechnerischen Prüfung weitergeleitet werden. Nach der Freigabe können sich Buchung, Zahlungsanordnung und elektronische Archivierung anschließen. Je konsequenter diese einzelnen Schritte miteinander verbunden werden, desto stärker lassen sich Medienbrüche und manuelle Übertragungen vermeiden.
Von diesen Regelungen für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die seit dem 01.01.2025 geltende umsatzsteuerliche E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen zu unterscheiden. Durch das Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung für bestimmte inländische Umsätze zwischen Unternehmern neu geregelt. Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten jedoch Übergangsregelungen. Bis zum Ende des Jahres 2026 können unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin andere Rechnungsformen verwendet werden. Für Rechnungsaussteller, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat, verlängert sich die Übergangsregelung unter bestimmten Voraussetzungen bis zum Ende des Jahres 2027.
Diese umsatzsteuerlichen Übergangsfristen dürfen jedoch nicht mit den Regelungen für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber gleichgesetzt werden. Insbesondere lässt sich daraus keine allgemeine Verpflichtung bayerischer Kommunen ableiten, ab dem 01.01.2027 sämtliche von ihnen ausgestellten Rechnungen als E-Rechnung zu versenden. Ob die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben zur E-Rechnung im Einzelfall greifen, hängt unter anderem davon ab, ob die Kommune bei dem betreffenden Umsatz als Unternehmer handelt und die weiteren Voraussetzungen des Umsatzsteuerrechts erfüllt sind. Die Regelungen für den B2B-Bereich und die besonderen Vorgaben für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind daher getrennt voneinander zu betrachten.
3. Herausforderungen für die kommunale Praxis
Die Einführung und Weiterentwicklung der elektronischen Rechnungsverarbeitung stellt die Kommunen nicht nur vor technische, sondern auch vor organisatorische Herausforderungen. Voraussetzung für eine weitgehend automatisierte Verarbeitung ist zunächst, dass die eingesetzten Kassen-, Buchhaltungs- und Fachverfahren die erforderlichen Datenformate verarbeiten und untereinander austauschen können. Insbesondere bei gewachsenen IT-Strukturen können unterschiedliche Fachverfahren und fehlende Schnittstellen dazu führen, dass die Vorteile der elektronischen Rechnung nicht vollständig ausgeschöpft werden.
Hinzu kommt die Einbindung der Auftragnehmer. Größere Unternehmen verfügen regelmäßig bereits über geeignete Systeme zur Erstellung elektronischer Rechnungen. Bei kleineren Unternehmen, Handwerksbetrieben oder anderen örtlichen Auftragnehmern können dagegen weiterhin Unsicherheiten hinsichtlich der technischen Anforderungen und des richtigen Übermittlungswegs bestehen. Klare Informationen der Kommune über die akzeptierten Formate, erforderlichen Rechnungsangaben und vorgesehenen Übertragungswege können dazu beitragen, fehlerhafte oder nicht verarbeitbare Rechnungen zu vermeiden.
Auch die Qualitätssicherung bleibt trotz zunehmender Automatisierung eine wichtige Aufgabe. Eine elektronische Rechnung ist nicht allein deshalb inhaltlich richtig, weil sie technisch fehlerfrei verarbeitet werden kann. Die sachliche und rechnerische Prüfung sowie die Kontrolle der erforderlichen Angaben bleiben deshalb Bestandteil des kommunalen Rechnungsprozesses. Automatisierte Prüfmechanismen können die Beschäftigten hierbei unterstützen, etwa indem fehlende Pflichtangaben oder technische Fehler frühzeitig erkannt werden.
Besondere Bedeutung kommt zudem der Gestaltung der internen Abläufe zu. Werden elektronische Rechnungen zwar digital empfangen, anschließend aber ausgedruckt, manuell weitergegeben oder in voneinander getrennten Systemen bearbeitet, bleiben wesentliche Effizienzvorteile ungenutzt. Ziel sollte deshalb ein möglichst medienbruchfreier Prozess vom Eingang der Rechnung über deren Prüfung und Freigabe bis zur Buchung, Zahlung und Archivierung sein.
[…]Bayerisches Digitalgesetz (BayDiG), Art. 18; Bayerische Digitalverordnung (BayDiV), § 8; Bundesministerium der Finanzen, „Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025“, Stand März 2026.
Den vollständigen Beitrag lesen Sie in Die Gemeindekasse Bayern 20/2026, Rn. 181.
