Mehr als 500 elektronische Akten und Schriftstücke täglich werden aktuell zwischen den Außenstellen des Bundesamtes und Verwaltungsgerichten übermittelt. Seit April wurden dafür sukzessive alle Außenstellen des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) für den elektronischen Aktenaustausch ausgestattet. Nur 100 Tage später ist das System bundesweit in allen Außenstellen und Ankunftszentren betriebsbereit.
Austausch mit den Verwaltungsgerichten
Verwaltungsgerichte in den Ländern sind die erstinstanzlichen Gerichte, wenn ein Entscheid des BAMF angefochten wird oder es Gründe für einen Eilantrag vor Gericht gibt. 39 Verwaltungsgerichte im Bundesgebiet nutzen bereits die elektronische Übermittlung, neun weitere sollen demnächst folgen. Seit Beginn des elektronischen Versands im Januar 2016 im Rahmen eines Pilotprojektes, wurden mehr als 15.000 Akten und Schriftstücke und damit aktuell durchschnittlich ca. 500 Dokumente pro Tag voll automatisiert versendet. Der postalische Schriftverkehr zwischen dem BAMF und den Verwaltungsgerichten soll zukünftig vollständig eingestellt werden.
Statt Tagen dauert die Übermittlung oft nur noch einen Klick
Da durch die elektronische Übermittlung die üblichen Postlaufzeiten entfallen, wird so der Aktenaustausch zwischen Außenstellen und Gerichten deutlich beschleunigt. Akten sind tagesaktuell, statt bisher nach mehreren Tagen verfügbar und können bearbeitet werden. Dies bietet wesentliche Vorteile, beispielsweise bei der Fristensetzung und wenn Akten von Familienmitgliedern oder aus früheren Verfahren benötigt werden. Das System gewährleistet eine schnelle Bearbeitung. Bernd Karber, Richter am Veraltungsgericht Gießen, arbeitet schon seit Januar mit der E-Akte:
Die Vorteile der elektronischen Bundesamtsakte bestehen für mich darin, dass sie im Regelfall schneller zur Verfügung steht als die Papierakte, sie vielfältige Möglichkeiten der elektronischen Be- und Weiterverarbeitung bietet und insbesondere Aktenteile einzeln auf mehreren Bildschirmen gleichzeitig dargestellt werden können.“
Übertragung der Akten ausschließlich doppelt verschlüsselt
Die Übertragung der Schriftstücke außerhalb des BAMF-Netzes erfolgt ausschließlich doppelt verschlüsselt. Das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) ist zudem ein etabliertes Verfahren zur rechtssicheren elektronischen Kommunikation mit Gerichten und Behörden, basierend auf höchsten deutschen Sicherheitsstandards.
Intensive Zusammenarbeit mit den Beteiligten geht weiter
Der erfolgreiche Roll-out des Systems ist der intensiven Zusammenarbeit mit den Verwaltungsgerichten, der Bund-Länder-Kommission für IT in der Justiz und den zuständigen Ministerien der Länder zu verdanken. Die Bundesländer Hamburg, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein haben sich bereits für einen ausschließlichen elektronischen Versand entschieden. In den anderen Bundesländern existieren einzelne Gerichte, welche sich parallel noch einen postalischen Versand wünschen. Eine vollständige digitale Kommunikation mit allen Gerichten plant das BAMF für die zweite Jahreshälfte.
BAMF, Pressemitteilung v. 01.07.2016
