Nach Vorstellung des BayLfD sollte eine Regelung zum datenschutzgerechten Umgang mit beurteilungsbezogenen Unterlagen bei allen bayerischen öffentlichen Stellen möglichst sämtliche Dokumente und Dateien erfassen, die im Zusammenhang mit dienstlichen Beurteilungen stehen und sensible personenbezogene Daten enthalten können. Über das Ergebnis seiner Bemühungen berichtet der BayLfD in seinem unten vermerkten 31. Tätigkeitsbericht 2021 vom 25.5.2022.
In seinem 29. Tätigkeitsbericht 2019 hatte der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) unter Nr. 12.8.2 über die Beanstandung einer bayerischen öffentlichen Stelle wegen des unbeabsichtigten Versands einer Excel-Datei mit Personaldaten berichtet. Die öffentliche Stelle hatte einer Gruppe von 45 Beamtinnen und Beamten mit einer E-Mail versehentlich eine Excel-Datei zugeleitet, die Übersichten über frühere dienstliche Beurteilungen und weitere beurteilungsbezogene Informationen enthielt. Die Übersicht betraf zahlreiche Personen, darunter auch solche, die der Gruppe nicht mehr angehörten. Diesen Vorgang hatte der BayLfD nicht nur gemäß Art. 16 Abs. 4 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) förmlich datenschutzrechtlich beanstandet, sondern unter anderem auch zum Anlass genommen, sich bei der Bayerischen Staatsregierung für eine umfassende Regelung zum datenschutzgerechten Umgang mit beurteilungsbezogenen Unterlagen bei allen – insbesondere staatlichen und kommunalen – bayerischen öffentlichen Stellen einzusetzen.
Nach Vorstellung des BayLfD sollte eine solche Regelung möglichst sämtliche Dokumente und Dateien erfassen, die im Zusammenhang mit dienstlichen Beurteilungen stehen und sensible personenbezogene Daten enthalten können. Über das Ergebnis seiner diesbezüglichen Bemühungen berichtet der BayLfD in seinem unten vermerkten 31. Tätigkeitsbericht 2021 vom 25.5.2022 unter Nr. 8.2 wie folgt:
1. Vorgaben zum Umgang mit dienstlichen Beurteilungen
„Die dienstliche Beurteilung als solche ist datenschutzrechtlich gut abgesichert. Sie zählt zur Personalakte im Sinne von § 50 Satz 2 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG), da sie in unmittelbarem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis steht. Das Personalaktenrecht garantiert besondere Vertraulichkeit. Insbesondere gewährt und begrenzt es Einsichts- und Auskunftsrechte (vgl. § 50 BeamtStG und Art. 103 ff. Bayerisches Beamtengesetz – BayBG).“
2. Gebot einer umfassenden Regelung
„In die Personalakte wird grundsätzlich allerdings nur die endgültige dienstliche Beurteilung aufgenommen; Vorarbeiten bleiben ausgeschlossen. Unterlagen, die sich auf Beurteilungen mehrerer Personen beziehen – etwa Ranglisten zur Erfüllung bestimmter Beurteilungsquoten, für Auswahlentscheidungen oder Beförderungen – können ebenfalls nicht in die Personalakte aufgenommen werden, da diese immer nur für jeweils eine Person geführt wird. Nur die dienstliche Beurteilung selbst unterfällt deshalb dem umfassenden Schutz des Personalaktenrechts. Demgegenüber ist der Umgang mit anderen Unterlagen, die in Zusammenhang mit dienstlichen Beurteilungen stehen, weitgehend nicht spezifisch geregelt. Eine wichtige Ausnahme bildet Art. 107 Abs. 1 BayBG, der das personalaktenrechtliche Auskunftsrecht der Beamtinnen und Beamten auf andere Akten erstreckt, die personenbezogene Daten über sie enthalten und für das Dienstverhältnis verarbeitet werden.
Da der Inhalt solcher Unterlagen ebenso schutzwürdig wie eine dienstliche Beurteilung sein kann, sollte nach meiner Auffassung der Umgang mit diesen Unterlagen ausführlicher geregelt werden. Notwendig erschienen mir insbesondere Regelungen zu Aufbewahrung, Vernichtung und Zugriffsberechtigungen. Zugleich sollte auch das Auskunftsrecht der Beamtinnen und Beamten gemäß Art. 107 BayBGfür außerhalb der Personalakte aufbewahrte Unterlagen wirksam abgesichert werden.“
3. Neuregelung in Abschnitt 3 Nr. 11.8 VV-BeamtR
„Als Ergebnis einer mehrmonatigen, intensiven Fachdiskussion hat das Finanzministerium … die Verwaltungsvorschriften zum Beamtenrecht (VV-BeamtR) überarbeitet. Abschnitt 3 Nr. 11.8 VV-BeamtR behandelt nun ausführlich Dauer und Ort der Aufbewahrung von Beurteilungsunterlagen. Die Vorschrift lautet: ,1Unterlagen, die in Zusammenhang mit Beurteilungen stehen, beinhalten häufig sensible personenbezogene Daten. 2Sie sind deshalb mit der gebotenen datenschutzrechtlichen Sorgfalt aufzubewahren. 3Die Beurteilung selbst sowie formelle Beurteilungsbeiträge sind zu den Personalakten zu nehmen und unterliegen den personalaktenrechtlichen Regelungen. 4Alle anderen Unterlagen, die in Zusammenhang mit Beurteilungen stehen, sind sorgsam aufzubewahren, vor unbefugtem Zugriff Dritter zu schützen und so bald als rechtlich zulässig zu vernichten.
5Vorbereitende Unterlagen wie z.B. Entwürfe, vorbereitende Übersichten sowie andere im Entstehungsprozess befindliche Unterlagen sind unmittelbar nach Anfertigung des endgültigen Dokuments zu vernichten. 6Sonstige in Zusammenhang mit Beurteilungen stehende Dokumente wie z. B. Ranglisten, Übersichten oder informelle Beurteilungsbeiträge sind zu vernichten, wenn ihre Vorhaltung nicht mehr erforderlich ist. 7Eine unter Nachweisgesichtspunkten gebotene Aufbewahrungspflicht besteht stets für die die aktuelle Beurteilung betreffenden Unterlagen.
8Gleiches gilt für Unterlagen zu Vorbeurteilungen, soweit diese noch für Auswahlentscheidungen herangezogen werden können. 9Die Aufbewahrung soll in der Verantwortung des zuständigen Beurteilers oder der zuständigen Personalstelle erfolgen. 10Dies erleichtert die Erfüllung der Rechte aus Art. 107 BayBG und Art. 12 Abs. 3 Satz 1 der Datenschutz-Grundverordnung. 11Die rechtzeitige Vernichtung ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen.‘
In Abschnitt 18 Nr. 1.1 VV-BeamtR wird im Übrigen auch den Gemeinden und den sonstigen der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts empfohlen, entsprechend dieser Bekanntmachung zu verfahren.“
4. Datenschutzrechtliche Bewertung der neuen Regelung
„Die neue Verwaltungsvorschrift regelt den Umgang mit beurteilungsbezogenen Unterlagen umfassend und detailliert. Grob unterteilt regelt Abschnitt 3 Nr. 11.8 VV-BeamtR in den Sätzen 1 bis 8 die Dauer der Aufbewahrung verschiedener Typen von Dokumenten, die in Zusammenhang mit dienstlichen Beurteilungen stehen, und in den Sätzen 9 bis 11 eher organisatorische Aspekte.“
4.1 Grundsätzliches (Sätze 1 bis 3)
„Die Verwaltungsvorschrift misst dem Schutz der Beurteilungsunterlagen grundsätzlich angemessene Bedeutung zu, wie Abschnitt 3 Nr. 11.8 Sätze 1 und 2 VVBeamtR zeigen. Zutreffend zieht Abschnitt 3 Nr. 11.8 Satz 1 VV-BeamtR den Kreis der zu schützenden Unterlagen weit. Entscheidend ist der Zusammenhang mit einer dienstlichen Beurteilung. Es kommt nicht darauf an, ob ein Dokument vor oder nach einer bestimmten Beurteilung erstellt wurde. Die Vorschrift erfasst somit etwa auch Tabellen, die für Konkurrenzentscheidungen erstellt werden und auf Beurteilungen Bezug nehmen, da auch sie ,in Zusammenhang mit Beurteilungen stehen‘. Diese Unterlagen sind mit der ,gebotenen datenschutzrechtlichen Sorgfalt‘ aufzubewahren (vgl. Abschnitt 3 Nr. 11.8 Satz 2 VV-BeamtR).
Hervorheben möchte ich Abschnitt 3 Nr. 11.8 Satz 3 VV-BeamtR, wonach formelle Beurteilungsbeiträge zu den Personalakten genommen werden und deshalb auch dem vollen Schutz des Personalaktenrechts unterfallen. Nach Auffassung des Finanzministeriums stehen diese Dokumente ebenso wie die Beurteilung, zu der sie beitragen, in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis im Sinne von § 50 Satz 2 BeamtStG. Aus Datenschutzsicht ist das zu begrüßen.“
4.2 Allgemeine Vorgaben zu Aufbewahrung und Vernichtung (Satz 4)
„Nach Abschnitt 3 Nr. 11.8 Satz 4 VV-BeamtR sind ,[a]lle anderen Unterlagen, die in Zusammenhang mit Beurteilungen stehen,‘ sorgsam aufzubewahren, vor unbefugtem Zugriff Dritter zu schützen und so bald wie rechtlich zulässig zu vernichten. Aus dem Kontext ergibt sich, dass damit alle im Zusammenhang mit einer Beurteilung erstellten Unterlagen mit Ausnahme der dienstlichen Beurteilung selbst und der in Abschnitt 3 Nr. 11.8 Satz 3 VV-BeamtR geregelten formellen Beurteilungsbeiträge gemeint sind. Sie sollen ebenso wie Personalakten besonders geschützt und frühestmöglich vernichtet werden.
Datenschutzrechtlich ist die Vernichtung von Unterlagen regelmäßig geboten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie angefertigt worden sind, nicht mehr gebraucht werden (vgl. Art. 17 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO). Dementsprechend gestattet Art. 103 Satz 1 BayBG die Verarbeitung von personenbezogenen Unterlagen, wozu auch die Aufbewahrung zählt, nur im Rahmen der Erforderlichkeit zu bestimmten dienstlichen Zwecken. Werden diese Zwecke nicht oder nicht mehr verfolgt oder haben sie sich erledigt, wird die Verarbeitung (Aufbewahrung) unzulässig und sind die entsprechenden Dokumente ganz oder teilweise zu vernichten. Vor diesem Hintergrund regeln die folgenden Sätze 5 bis 8 die Aufbewahrungsdauer für verschiedene Arten von Unterlagen.“
4.3 Entwürfe, vorbereitende Übersichten und „andere im Entstehungsprozess befindliche Unterlagen“ (Satz 5)
„Abschnitt 3 Nr. 11.8 Satz 5 VV-BeamtR sieht die Vernichtung vorbereitender Unterlagen ,wie z. B. Entwürfe, vorbereitende Übersichten sowie andere im Entstehungsprozess befindliche Unterlagen‘ vor, sobald das endgültige Dokument erstellt ist. Diese Vernichtungsanordnung erscheint sachgerecht. Datenschutzrechtlich ist die Aufbewahrung überholter Dokumente regelmäßig nicht mehr erforderlich und damit grundsätzlich unzulässig. So wird ein Beurteilungsentwurf nicht mehr benötigt, wenn die Beurteilung fertiggestellt ist. Entsprechendes gilt für noch nicht fertiggestellte vorbereitende Übersichten in Auswahlverfahren und ähnliche unfertige Dokumente.“
[…]
Den vollständigen Beitrag lesen Sie in der Fundstelle Bayern 10/2023, Rn. 109.
